ماهية وظيفة الشراء

                            وظيفة الشراء

• مفهوم الشراء: 

تعرف وظيفة الشراء على انها:" الوظيفة المسؤولة عن دورة المواد من الوقت الذي يطلب فيه صنف ما إلى الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي تستعمله". 

ويتضمن هذا التعريف مسؤولية اختيار مورد و التفاوض معه حول السعر، والتأكد من الجودة، وضمان التسليم، كما بمكن أن يتضمن أيضاً مسؤولية مباشرة أو غير مباشرة عن النقل والاستلام والتفتيش والرقابة على المخزون السلعي.

• أهمية وظيفة الشراء:

تبرز أهمية الشراء من خلال مايلي:

1- تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المؤسسات لتأمين تدفقها وذلك لاستمرار عملية الإنتاج، ولذا أصبح الاهتمام بإدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج.

2- كما تبرز أهمية وظيفة الشراء من خلال حجم الإنفاق الكبير عند شراء المواد، حيث أن وظيفة الشرا وهي تمارس مسؤولياتها تضع نصب عينيها محاولة تخفيض النفقات حتى تستطيع المنافسة على أساس السعر وبالتالي تضمن المحافظة على حصتها السوقية و المحاولة على زيادتها أن امكن، ويمكن أن يظهر تأثير تكاليف المواد المشتراة على المنافسة في الشركات التي تكون فيها نسبة تكاليف شراء المواد تتجاوز%50 من إجمالي النفقات الكلية، و هذا بالإضافة إلى أن الشراء بكميات كبيرة يمكن وظيفة الشراء من الاستفادة من خصم الكمية، و عليه فالمؤسسة قد تحسن وضعها التنافسي بالسوق من خلال تخفيض الأسعار للمواد الأولية.

3- و بما أن المؤسسة نظام مفتوح،  فقدرة وظيفة الشراء في إدارة أعمالها يزيد من قدرة الإنتاج لحصولها على المواد بالكمية المناسبة والمواصفات المطلوبة بعيدا
 عن العيب، لذا فإن كل تحسين في اداء  وظيفة الشراء يزيد من كفاءة وظيفة الانتاج.

4- كما تكمن أهمية الشراء في الحد من مبالغة الإدارات المستخدمة للمواد سواءا من حيث الكمية أو مو حيث المواصفات، وهذا يزيد من النفقات ولذا فإن وظيفة الشراء تستطيع أن تعيد النظر في مواصفات المواد المطلوبة و اقتراح المواصفات المناسبة والأقل تكلفة، وكذلك إعادة النظر في الكميات المطلوبة التي قد تعاني الإدارات المستخدمة للمواد في تقديرها تحوطاً ما يستجد من الظروف.

• أهداف وظيفة الشراء:

ويمكن تلخيص أهم أهداف الشراء فيما يلي:

- استمرارية العمل.

- تعزيز المركز التنافسي للمؤسسة.

- الشرا بكميات مناسبة.

- اختيار مصادر التوريد والشراء المناسبة.

- تحسين العلاقات مع الموردين.

- التنسيق مع الإدارات والأقسام داخل المؤسسة.

• مسؤوليات وظيفة الشراء:

ويمكن ذكر أهمها كما يلي: 

- وضع وتطوير سياسات مناسبة للشراء.

- مسؤوليات القيام بالدراسات والبحوث.

- مسؤولية مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الوظائف الأخرى في المؤسسة.

- الجدولة الزمنية للمشتريات.

- تحديد مستويات المخزون الثلاثة.

- إصدار أوامر لتوريد (الشراء).

- مراجعة و تدقيق عقود الشراء للتأكد من سلامتها القانونية.

- إقرار مصير المواد الموردة.

- تنظيم و حفظ السجلات للمواد المشتراة.